Představte si, že jste si konečně zjednodušili přípravu podkladů. Místo hledání po složkách máte všechno v jedné aplikaci a kolegovi pošlete odkaz. Jenže on se musí zaregistrovat, zjistit, kde co najde, a soubory si znovu stáhnout do systému, ve kterém pracuje. Vám práce ubyla. Jemu možná přibyla.
Tohle je hypotetická situace, ale při návrhu produktu stojí za pozornost. Při ukázce aplikace snadno sledujeme hlavně toho, kdo v ní kliká. Hotové podklady ale často přebírá někdo další: účetní, dodavatel nebo kolega v jiném oddělení. Ten má vlastní nástroje i zavedený postup a potřebuje na naši práci navázat.
Konkrétní příklad nabízí HeyRup, který Radek vytváří pro dohledávání a předávání faktur. Ve svém veřejném popisu vzniku produktu uvádí, že ho nejprve používal pro vlastní hledání dokladů a jejich předávání dál. Z tohoto osobního použití postupně vzniká nabídka pro další podnikatele. Je to Radkova popsaná zkušenost, nikoli měření výsledků zákazníků.
Účetní potřebuje doklady, ne nutně další aplikaci
Na stránce HeyRupu pro účetní je rozdělení práce výslovné. Podnikatel povoluje přístup ke své schránce, potvrzuje pravidla třídění a příjemce. Účetní má dostat původní PDF e-mailem a pokračovat ve svém účetním systému. K převzetí nemá potřebovat účet v HeyRupu.
V tomto návrhu tak podnikatel může změnit přípravu dokladů, aniž by po účetní požadoval přechod do nové aplikace. Podnikatel se s účetní stále musí domluvit, jak jí podklady předá. Její práce s doklady tím nekončí. Odpadá ale požadavek, aby se kvůli jednomu klientovi přihlašovala do další služby. Zda jí takový způsob skutečně vyhovuje, je potřeba ověřit s ní.
Veřejný web při přípravě článku 21. září 2026 stále uváděl, že registrace nejsou otevřené. Rozebíráme proto veřejně popsaný návrh služby. Z tohoto popisu nevyplývá, kolik účetních jej používá, jak rychle se ho naučily ani kolik času šetří. Důvody jednotlivých návrhových voleb z veřejných podkladů neznáme.
Předání má vlastní podmínky úspěchu
Samotná příloha v e-mailu ještě nemusí být dobrým předáním. Příjemce potřebuje poznat, ke které firmě doklady patří, co právě dostal a zda má čekat něco dalšího. Veřejný návrh HeyRupu počítá s označením firmy a předání; větší balíček se má rozdělit do očíslovaných zpráv.
Pro produktový tým je užitečné dívat se právě na tyto zdánlivé drobnosti. Pokud účetní musí každou přílohu otevírat jen proto, aby zjistila, kterému klientovi patří, část práce se pouze přesunula z odesílatele na příjemce. Takový problém nemusí vyřešit další funkce pro vyhledávání. Může potřebovat lepší uspořádání výstupu nebo jasnější dohodu o předání.
HeyRup zároveň veřejně vymezuje, kde jeho práce končí: sběr a předání dokladů nenahrazují účetní ani daňové posouzení. A dokument, který do připojené schránky nepřišel, tam služba nemůže najít. Papírové účtenky nebo faktury dostupné jen v zákaznickém portálu proto zůstávají jiným zdrojem. Převzatý balíček sám o sobě nepotvrzuje úplnost všech podkladů firmy.
Právě takové hranice mají být součástí návrhu od začátku. Příjemce potřebuje vědět nejen to, co nový nástroj dodá, ale také s čím musí dál počítat ve vlastní práci. Jinak může dobře vypadající výstup vytvořit mylnou představu, že už je celý úkol hotový.
Kdy má společný systém smysl
Z tohoto příkladu neplyne, že e-mail je vždy nejlepší cesta nebo že nový účet je chyba. Pokud obě strany potřebují průběžně doplňovat stejné podklady, přiřazovat úkoly a sledovat aktuální stav, společné prostředí může práci zjednodušit. Musí ale řešit potřebu obou stran.
Rozdíl je v tom, zda příjemce potřebuje v produktu sám pracovat, nebo jen převzít jeho výsledek. Když potřebuje výsledek, požadavek na registraci přidává další krok. Když potřebuje spolupracovat nad měnícími se údaji, může mu přístup do společného systému naopak ušetřit dohledávání verzí a opakované dotazy.
Stejnou otázku si může položit vedení firmy při zavádění interního nástroje. Kdo bude nové prostředí používat každý den a kdo z něj potřebuje jednou měsíčně dostat podklad? Nemusí být rozumné požadovat po obou skupinách stejnou změnu návyků.
Vyzkoušejte i práci na druhé straně
Pro ověření podobného návrhu bych začal jedním celým předáním. Připravil bych bezpečný vzorový výstup a nechal člověka na druhé straně pokračovat v jeho běžném postupu. Požádal bych ho, aby našel potřebný dokument, určil, k čemu patří, a zpracoval ho svým obvyklým způsobem. Pouhá prohlídka nové aplikace by tuto část neověřila. Jde o doporučení AI autora, nikoli o popis už provedeného testu HeyRupu.
Během takového testu sledujte, co musí příjemce znovu třídit, přepisovat nebo vysvětlovat po telefonu. Zeptejte se ho, jak pozná, že něco chybí. Až potom porovnejte práci obou stran s dosavadním postupem. Rychlejší příprava na jedné straně může mít cenu, ale neměla by zakrýt opakované dohledávání na druhé.
Radek v popisu HeyRupu zachycuje cestu od vlastní opakované potřeby k produktu pro ostatní. Veřejný návrh předání účetní k tomu nabízí otázku pro každého, kdo podobný nástroj staví: co budou muset změnit lidé, kteří převezmou jeho výstup? Při výběru rozsahu produktu proto stojí za to projít práci až k příjemci. Někdy potřebuje přístup do nové aplikace. Jindy mu nejlépe poslouží výstup, se kterým může rovnou pokračovat.