Na poradě otevřete report. Kolega vytáhne vlastní Excel a má v něm jiné číslo. Někdo se zeptá, jestli se odečetla storna, další řeší DPH a nakonec zjistíte, že každý porovnává trochu jiné období. Původně jste chtěli rozhodnout, jestli nabrat dalšího člověka. Místo toho pátráte, čí tabulka platí.
V takové chvíli nepomůže hezčí graf. Potřebujete vědět, co čísla znamenají a zda se na ně pro dané rozhodnutí můžete spolehnout. Nový nástroj může část práce usnadnit, ale neshodu v tom, co vlastně počítáte, za vás nevyřeší.
Kvalita dat vždy záleží i na tom, k čemu je chcete použít. Přehled objednávek může stačit pro plánování práce na příští týden. Pro posouzení ziskovosti zákazníků v něm ale mohou chybět náklady, slevy nebo vrácené zboží. Stejná data tak mohou pro jednu otázku posloužit dobře a pro jinou nestačit.
Vyberte si jedno rozhodnutí, které vás čeká
Nemusíte hned prověřovat všechny databáze ve firmě. Začněte něčím konkrétním: potřebujeme posílit tým, změnit cenu zakázky, nebo objednat další zásoby? Vyberte číslo, které má při rozhodování hrát roli, a projděte s ním následujících šest kontrol.
Představte si třeba, že chcete zjistit, které zakázky se firmě vyplácejí. Celková tržba vám dá část odpovědi. Potřebujete ale také vědět, které náklady do výpočtu patří, zda už jsou všechny zaúčtované a jak se rozdělují mezi zakázky. Právě takové otázky stojí za to vyjasnit dřív, než začnete porovnávat marže.
1. Myslí všichni tím číslem totéž?
Zeptejte se dvou lidí, co přesně znamená jedna důležitá metrika. Kdy se objednávka započítá? Po přijetí, po dodání, nebo až po zaplacení? A kdo je aktivní zákazník: člověk s platnou smlouvou, nebo ten, který v posledních třech měsících opravdu nakoupil?
Obě odpovědi mohou dávat smysl. Pokud je ale smícháte v jednom reportu, budete porovnávat různé věci. Sepište si proto, co se započítává, co ne, za jaké období a z jakého zdroje. Přidejte člověka, který umí definici vysvětlit a se kterým se řeší její změny. Často stačí pár vět a jeden sporný příklad.
2. Dokážete dohledat, odkud číslo pochází?
Vezměte jednu hodnotu z reportu a zkuste se dostat k původním záznamům. Z jakého systému přišla? Co se cestou sečetlo, přepočítalo nebo vyřadilo? A promítne se do reportu i pozdější oprava objednávky?
Ředitel kvůli tomu nemusí číst SQL. Ve firmě by ale měl být někdo, kdo dokáže výpočet vysvětlit a ukázat na několika konkrétních záznamech. Když pak objevíte chybu, máte kde začít a snáz zjistíte, kterých dalších výsledků se týká.
3. Jsou data aktuální pro to, co potřebujete rozhodnout?
U některých rozhodnutí nevadí včerejší stav. U jiných už může být pozdě. Pro měsíční hodnocení ziskovosti chcete uzavřené období; při slibu termínu dodání potřebujete vědět, co je právě na skladě. Požadavek na aktuálnost tedy musí vycházet z použití reportu.
Domluvte se, jaké zpoždění je ještě přijatelné, a ukažte v přehledu čas poslední úspěšné aktualizace dat. Čas otevření stránky nestačí. Pokud se poslední načtení nepovedlo, člověk to musí poznat dřív, než podle starých údajů něco slíbí zákazníkovi.
4. Co v součtu chybí?
Celková hodnota může vypadat rozumně, i když část podkladů chybí. U marže třeba vidíte všechny tržby, ale některé náklady se nepodařilo přiřadit k zakázce. Výsledek pak vypadá lépe, než jaká je skutečnost.
Vedle součtu se proto podívejte i na vyřazené nebo nespárované záznamy. Prověřte chybějící měny, duplicity a neobvyklé hodnoty. Záporné množství může být chyba, ale také správně zapsaná vratka — potřebujete vědět, co znamená.
Stejně tak rozlišujte nulu, chybějící údaj a chybu při načtení. Nula říká něco jiného než „nevíme“. Když je report zobrazí stejně, důležitá nejistota se ztratí.
5. Ví někdo, jak chybu opravit?
Najít rozdíl je začátek. Kdo rozhodne, která hodnota je správná? Je chyba v objednávce, ve výpočtu, nebo pouze v zobrazení? A kdo opravu dotáhne a ověří?
Když někdo opraví číslo až ve slidu pro vedení, příští report může přinést stejný problém znovu. Oprava má vzniknout tam, kde je příčina: někdy ve zdrojovém systému, jindy v pravidlech výpočtu. Zaznamenejte, co se změnilo a proč. Pokud zatím musíte použít dočasnou ruční úpravu, označte ji a domluvte, kdo vyřeší příčinu.
6. Co podle reportu uděláte jinak?
Teď se vraťte k původní otázce. Pomáhá vám číslo rozhodnout, jestli nabrat člověka nebo změnit cenu? Víte, kdy už je odchylka důvodem jednat a kdy potřebujete nejdřív zjistit víc?
Nemusí existovat automatické pravidlo pro každou situaci. Mělo by ale být jasné, kdo se na výsledek podívá a co bude následovat. Pokud se každý měsíc jen přidá graf do prezentace, stojí za to zeptat se, komu a k čemu ještě slouží.
Výsledkem nemusí být nový systém
Po takové kontrole můžete zjistit, že stačí sjednotit definici tržby, doplnit chybějící náklad nebo určit, kdo hlídá aktualizaci. Můžete také dojít k tomu, že současné řešení pro vaše rozhodnutí stačí. I to je užitečný výsledek.
První audit má ukázat, na která čísla se můžete spolehnout, kde je potřeba opatrnost a co má smysl opravit nejdřív. Nákup platformy je až případný další krok. Na stránce Datový audit pro majitele a vedení firem popisuji, jak takové nezávislé prověření pojímám.
Co si vzít na příští poradu
Vyberte jeden report, podle kterého pravidelně rozhodujete. Místo procházení všech grafů si u nejdůležitějšího čísla položte těchto šest otázek:
- Rozumíme všichni stejně tomu, co číslo znamená?
- Umíme ho dohledat k původním záznamům a vysvětlit výpočet?
- Jsou údaje dost aktuální pro naše rozhodnutí?
- Víme, co ve výsledku chybí a proč?
- Je jasné, kdo případnou chybu opraví a ověří?
- Víme, co podle výsledku uděláme?
Pokud u něčeho váháte, máte konkrétní místo, kde začít. Nemusíte kvůli tomu zastavit veškeré rozhodování ani přestavět reporting. Nejdřív zjistěte, zda nejasnost může změnit rozhodnutí, které právě řešíte.
Pro širší souvislosti navazuje článek Proč agentifikace datových týmů bez business kontextu nefunguje. Stejná otázka se vrací i u AI: rozumíme podkladům natolik, abychom se mohli opřít o výsledek?
K tématu: materiál Open Data & Metadata Quality popisuje mimo jiné přesnost, úplnost, konzistenci a včasnost dat a jejich vhodnost pro konkrétní použití. Šest kontrol výše je praktický postup pro firemní rozhodování, nikoli certifikační test.